Tietosuojaseloste

Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Tämä on Suomen Ranskanbulldogit ry:n henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste.

1. Rekisterinpitäjä
Suomen Ranskanbulldogit ry

2. Rekisteristä vastaavat yhteyshenkilöt

Yhdistyksen yhteyshenkilöt
Anniina Koivumäki, yhdistyksen sihteeri
Kivikonkaari 49 c 30,
00940 Hki
email: sihteeri[a]suomenranskanbulldogit.fi
Toni Saira, yhdistyksen puheenjohtaja
pj[a]suomenranskanbulldogit.fi

Yhdistyksen jäsenrekisteristä vastaa
Heidi Forsström, yhdistyksen jäsensihteeri
jasensihteeri[a]suomenranskanbulldogit.fi

3. Rekisterin nimi
Suomen Ranskanbulldogit ry:n käyttäjä- ja asiakasrekisteri.

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhdistyslain (503/1989) määräämä velvoite ylläpitää jäsenluetteloa sekä jäsenmaksutietojen ja yhteystietojen ylläpito yhdistyksen toimintaa varten.

Henkilö- ja jäsentietojen käsittelyn tarkoitus on myös jäsensuhteiden muodostaminen, yhteydenpito jäseniin, ylläpito ja tiedotus.

Oikeusperusteena on rekisterinpitäjän oikeutettu etu.

Henkilötietoja voidaan käsitellä seuraavissa käyttötarkoituksissa:
Jäsensuhteen, jäsenpalvelun ja niihin liittyvän viestinnän ja markkinoinnin hoitaminen, toteuttaminen, kehittäminen ja seuranta. Jäsenhankinnan toteuttaminen. Muut yhdistyksen kaikille avoimet palvelut ja tapahtumat. Jäsenpalautteen kerääminen ja käsittely. Yhdistyksen toimintaan liittyvien tutkimusten ja kyselyiden toteuttaminen yhdistyksen verkkosivuilla ja muualla internetissä.

5. Yhdistyksen toimintaan yleisesti liittyvän käyttäjärekisterin tietosisältö yhdistyksen kotisivuilla, sähköpostissa ja muissa internetin palveluissa
Käyttäjärekisterissä käsitellään perustietoja yhdistyksen toimintaan liittyvien organisaatioiden, yhdistysten ja seurojen yhteyshenkilöiden sekä luottamushenkilöiden henkilötietoja sekä kaikkien niiden henkilöiden tietoja, jotka käyttävät yhdistyksen yleisiä palveluja. Tallennettavia tietoja ovat mm: henkilöiden nimet, yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite). Yhdistyksen rekisteriin talletetaan lisäksi tiedot yhdistyksen tekemistä sopimuksista ja palveluista sekä osto,- myynti- ja maksutositteet.

Yhdistys tekee kotisivuillaan, muualla internetissä ja yhdistyksen lehdessä yhdistyksen tarkoitukseen liittyviä julkaisuja ja kyselyjä. Näitä ovat mm. rodun näyttely- ja terveystietojen julkaisu, tapahtumien tuloslistaukset sekä erilaiset rotuun liittyvät gallupit. Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin niin on sovittu yhdistykseen kuulumattoman henkilön tai yhdistyksen jäsenen kanssa kuitenkin siten, että yhdistyksen julkisiin tapahtumiin ja kilpailuihin osallistuneiden henkilöiden nimet voidaan julkaista yhdistyksen kotisivuilla ja muissa tiedostusvälineissä. Yhdistyksen toimintaan liittyvissä tapahtumissa käsitellään myös oikeutettuna etuna tapahtuman järjestämiseksi välttämättömiä tietoja.

6. Jäsenrekisteri
Jäsenrekisterissä ovat Suomen Ranskanbulldogit ry:n hallituksen jäseniksi hyväksymät henkilöt. Rekisteröityjen henkilötietoja käsittelevät yhdistyksen hallituksen jäsenet käsitellessään jäsentä ja/tai jäseniä koskevia asioita.

Rekisterissä käsitellään yhdistyksen varsinaisiksi, perheen- tai kannatusjäseneksi hyväksyttyjen henkilöiden ja kannatusjäseniksi hyväksyttyjen organisaatioiden tietoja. Jäsenrekisteriin tallennetaan ne tiedot, jotka jäseneksi hyväksytty on itse antanut yhdistyksen käytettäväksi.

Jäsenrekisteriin kerätään seuraavat tiedot jäseneksi liittymisen yhteydessä:
• etu- ja sukunimi
• postiosoite
• sähköpostiosoite jäsentiedotteiden lähettämistä ja muuta yhteydenpitoa varten
• vapaaehtoiset yhdistykselle annettavat tiedot:
– Kennelnimi, kotisivujen osoite sekä muut vapaavalinnaiset yhteystiedot mikäli jäsen haluaa tiedot yhdistyksen ylläpitämälle kasvattajalistalle.
– Vapaavalintaiset yhteystiedot mikäli jäsen haluaa käyttää yhdistyksen jäsenpalveluihin kuuluvia, yhdistyksen sivuilla tai muualla internetissä julkaistavia jäsenpalveluita kuten jalostusuroslista ja pentulista.
– Maksuyhteystiedot, mikäli jäsen anoo yhdistyksen terveystutkimustukea. Rekisterissä pidetään yllä myös seuraavia tietoja:
• tiedot maksetuista jäsenmaksuista
7. Jäsenrekisterin suojauksen periaatteet
Fyysinen sekä tekninen sisäänpääsy jäsenrekisteriin tarjotaan sinne ainoastaan luvan saaneille. Jäsenrekisterin käyttöoikeus on Suomen Ranskanbulldogit ry:n hallituksen nimeämillä toimihenkilöillä jäsensihteeri ja rahastonhoitaja, jotka tarvitsevat tietoja tehtävissään. Näillä henkilöillä on salassapitovelvollisuus.

Sähköiseen jäsenrekisteriin tallennettuja henkilötietoja säilytetään jäsenyyden keston ajan. Rekisteri ei sisällä henkilörekisterilain 11 §:ssä mainittuja arkaluonteisia tietoja. Jäsenrekisterin tiedoista ainoastaan henkilön jäsenyyden vahvistaminen voidaan luovuttaa tiedoksi kolmansille osapuolille joita ovat Suomen Kääpiökoirayhdistys, Suomen Kennelliitto sekä valtion viralliset eläinsuojeluviranomaiset.

8. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekistereihin tallennettavat tiedot saadaan mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta ja muista tilanteista, joissa henkilö luovuttaa tietojaan yhdistykselle.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille.
IT-järjestelmien teknisestä toiminnasta johtuen osa rekistereistä saattaa sijaita ulkoisen organisaation palvelinlaitteistolla. Näin on esimerkiksi pilvipalveluita käytettäessä. Näissä tapauksissa tietoa saatetaan luovuttaa EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti.

Pääsy tietokantaan tai yksilöllisiin tietoihin on suojattu normaaleilla tietoturvamenettelyillä käyttöoikeuksineen, salasanoineen ja palomuureineen. Pääsy sovelluksiin on suojattu käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla. Sovelluksia käytetään julkisesta internetistä suojattujen verkkoyhteyksien kautta. Sähköpostiliikenteessä käsiteltäviä henkilötietoja siirretään ainoastaan yhdistyksen itse hallinnoimissa sähköpostiosoitteissa, joiden tietoturvallisuus on varmistettu sopimuksin yhteistyökumppaneiden kanssa.

Henkilötietoja käsittelevät yhdistyksen luottamushenkilöt ovat sitoutuneet noudattamaan yhdistyksen henkilötietojen käsittelyperiaatteita tietosuojaselosteen mukaisesti.

9. Henkilötietojen säilytysaika
Jäsenen henkilötiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin rekisteröity on yhdistyksen jäsen. Jäsenyyden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen vuoden ajan jäsenyyden päättymisestä yhdistyksen oikeutetun edun perusteella, ts. mahdollisiin oikeusvaateisiin puolustautumisen takia (KKO 2017:15). Henkilötiedot voidaan säilyttää myös tätä kauemmin, jos sovellettava lainsäädäntö tai yhdistyksen sopimusvelvoitteet kolmansia kohtaan edellyttävät pidempää säilytysaikaa. Huomioi myös, että tietojen varmuuskopiointi vaikuttaa poistettujen tietojen lopulliseen poistumiseen tietojärjestelmistä.

Yhdistyksen toimintaan liittyvien tapahtumien toteuttamiseksi kerättyjä henkilötietoja säilytetään korkeintaan kymmenen vuotta kirjanpidon lakisääteisten velvoitteiden johdosta. Tapahtumiin liittyviä henkilötietoja voidaan salata, anonymisoida ja pseudonymisoida mahdollistaen pitkäaikaisen säilyttämisen tilastollisia tarkoituksia varten. Soveltuvin osin tapahtumien järjestämiseen kerätyt henkilötiedot poistetaan korkeintaan kahden vuoden kuluessa tietojen keräämisestä, jos joku muu lakisääteinen velvoite ei edellytä yhdistystä säilyttämään tietoja. Erilaisten julkisten tapahtumien julkaisutiedoissa esiintyvää henkilötietoa ei poisteta yhdistyksen internetjulkaisuista ellei henkilö itse sitä esitä poistettavaksi.

Yhdistyksen terveystutkimusrahastoon liittyvien maksutapahtumien tiedot säilytetään koirkeintaan kymmenen vuotta kirjanpidon lakisääteisten velvoitteiden johdosta.

10. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista tai poistamista
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat tiedot. Tarkastuspyyntö osoitetaan joko kirjallisesti tai sähköpostilla rekisterinpitäjän edustajalle.

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua. Tiedot korjaa rekisterin ylläpitäjä yhteistyössä virheellisen tiedon antaneen toimijan kanssa.

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia tietojen poistoa. Tietojen poiston seurauksena rekisteröity ei voi vastaanottaa mitään yhdistyksen postia, kuten jäsenkirjettä.

Tarkastukseen, korjaukseen ja poistoon liittyvät pyynnöt osoitetaan joko kirjallisesti tai sähköpostilla rekisterinpitäjän edustajalle.

11. Yhteydenotot
Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse kohdassa 2. ilmoitettuun sähköpostiosoitteeseen / sähköpostiosoitteisiin.

12. Muutokset tietosuojaselosteeseen
Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa tai yhdistyksen vastuuhenkilöiden vaihtuessa.

Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty ja hyväksytty yhdistyksen hallituksen kokouksessa 6.6.2018.

Tietosuojaan liittyviä yleisiä huomiota internet-sivujen käyttöä silmälläpitäen:
Mikäli lähetät kuvia tälle sivustolle ylläpitäjän käytettäväksi, sinun tulee välttää sellaisten kuvien lähettämistä, joissa on tallennettu paikkatieto (EXIF GPS). Sivuston vierailijat voivat ladata ja katsoa paikkatietoa kuvista, joita sivustolla on.

Sivustolle ei voi kirjautua ja kommentointi on pois käytöstä.

Tämän sivuston artikkelit voivat sisältää upotettua sisältöä (esimerkiksi videoita, kuvia, artikkeleita jne.). Toisilta sivustoilta tuodun upotetun sisällön avaaminen on verrattavissa siihen, että vierailija itse kävisi kolmannen osapuolen sivustolla. Nämä sivustot voivat kerätä tietoa sinusta, käyttää evästeitä, upottaa kolmannen osapuolen seurantaevästeitä ja monitoroida vuorovaikutustasi upotetun sisällön kanssa, mukaan lukien vuorovaikutuksen seuranta jos ja kun olet kirjautunut käyttäjänä sivustolle.

Sivustolla tilastoidaan kävijöitä Jetpack-sovelluksen avulla, lisätietoja: https://jetpack.com/tag/gdpr/

Sivuston lisäpalveluiden tietosuojahuomautukset:

Photo Gallery:
Your name, email address and IP address are collected and stored in our website database when you comment on and/or rate images on our website.

Akismet:
We collect information about visitors who comment on Sites that use our Akismet anti-spam service. The information we collect depends on how the User sets up Akismet for the Site, but typically includes the commenter’s IP address, user agent, referrer, and Site URL (along with other information directly provided by the commenter such as their name, username, email address, and the comment itself)